디지털 시대라 클라우드 및 다양한 IT 기기 사용이 증가하고 있지만, 체계적인 이해 부족으로 오남용하거나 잘못사용하는 사례에 대해서 방법 및 개념에 대한 설명을 하려 합니다. 복잡한 내용보다는 우리가 평소에 많이 사용하는 구글 서비스를 중심으로 개인, 회사에서 활용하면 좋은 팁과 방법에 대해서 알려드리겠습니다.  

1. 백업과 동기화 개념의 차이점

2. 백업&동기화 다양한 서비스 소개

3. 구글 포토의 백업 기능 및 유료화 개념

4. 구글 드라이브 이용한 백업

5. 개인, 회사 백업 정책 수립하기(디지털 콘텐츠)

6. 동기화를 이용한 문서 현행화하기

7. 디지털환경에서의 백업의 의미와 이해

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지난 시간에는 백업과 동기화 개념의 차이점에 대해서 확인을 했습니다. 백업과 동기화는 개념상으로는 다르지만, 사용자의 편의성을 위하여 점점 합쳐지는 서비스들이 나오고 있고, 사용자들도 백업과 동기화를 분리해서 사용하지 않고 같은 개념으로 사용합니다. 그리고 본인이 생각하는 백업과 동기화 서비스와 실제로 제공하는 백업과 동기화의 개념이 다를 수 있기 때문에 클라우드 서비스를 사용하기 전에는 항상 개인, 기업에서는 자신의 사용 시나리오로 테스트를 하고 사용을 해야 합니다. 이 내용은 5. 정책 수립하기에서 좀더 세부적으로 설명하여 클라우드 서비스를 사용전에 테스트를 할 수 있도록 안내 하겠습니다. 요즘에 고객들에게 많은 듣는 이야기 중에 하나가 " 왜 구글의 백업&동기화는 이것도 안돼요? "라는 것입니다. 네 이것도 안될 수 있죠. 각각의 서비스가 출발사상이나 용도가 다르기 때문에 기능을 제공 안할 수도 있습니다.

이번에는 백업&동기화를 제공하는 다양한 서비스에 대해서 살펴보겠습니다. 우리가 흔히 사용하는 주소록에서부터 서버들의 백업 알고리즘까지 다양하나 이 글에서는 주로 구글 서비스 중심으로 살펴보도록 하겠습니다. 백업 및 동기화 서비스는 대부분 EFSS(Enterprise File Sync&Sharing) 에서 제공하고 있고, EFSS는 대표적인 Dropbox, Google Drive, 네이버 클라우드 등이 있습니다. 이런 제품에서 대부분 백업과 동기화 서비스를 제공하고 있습니다.

1. EFSS(Enterprise File Sync & Sharing)

EFSS (Enterprise file sync and sharing)는 다양한 디바이스에서 사용자의 문서, 파일, 멀티미디어 파일 등을 동기화해서 관리하는 서비스군입니다. EFSS는 생소하지만, 누구나 Dropbox, 네이버 클라우드, 구글 드라이브 정도는 사용했을 것입니다. 컴퓨터나 모바일에서 사용할 때 자동으로 백업하고 변경내용에 대해서 동기화 하는 개념이 포함되어 있고, 기업에서 사용하는 서비스는 보안 및 컴플라이언스, 관리 등에 대한 기능도 제공하고 있습니다. 대규모 파일의 유통에 대한 거버넌스도 중요한 포인트입니다. 또한, 보안관점에서는 인증, 암호화, 권한관리, 버전관리, 히스토리 기능도 제공하고 있습니다. 윈도우즈 네트워크 드라이브에 제공하지 못하던 많은 기능을 클라우드 환경에서 이용할 수 있는 서비스입니다. 일부 서비스는 클라우드가 아닌 온 프레미스(On-premise)에서도 사용할 수 있도록 제공합니다.

EFSS를 사용하는 목적은 일반적인 네트워크 드라이브와 비교를 하면 쉽게 이해할 수 있습니다. 회사 밖에서도 쉽게 이용할 수 있고,  랜섬웨어와 같은 손실 위협에 안전하고 특히 다른 사람과 협업 작업을 할 때 도움이 됩니다. 

2. 구글에서 제공하는 서비스

구글에서 제공하는 백업 및 동기화 서비스는 구글 드라이브와 포토, 주소록 정도입니다. 요즘에는 안드로이드 백업도 제공을 하고 있습니다.  구글 문서와 같이 자동저장은 기본으로 제공하는 기술이라 제외하고 파일이나 데이타 기반으로 백업 및 동기화 서비스를 제공하는 내용입니다.

[그림] 구글 드라이브에서는 개인의 휴대폰 정보도 백업(전화통화, 휴대폰 세팅, 문자메시지)

구글에서 제공하는 백업&동기화는 구글 드라이브에서도 개인용으로 사용하고 구글 포토에서도 사용합니다. 기업용(Workspace)에서는 DFS(Drive File Stream, Google Drive로 이름 변경) 사용을 추천합니다. 파일도 Stream 방식으로 사용하는 형태로 보안이 강하고 사용성이 높아집니다. 동기화를 하게되면 각 디바이스에 동일한 용량을 차지하지만 Stream 방식은 내가 필요한 파일과 리스트만 스트림 형태로 보여주는 방식입니다. 구글 백업 및 동기화는 개인용 계정(gmail.com)에서 drive.google.com에 접속하면 다운받을 수 있습니다. 

[그림] 개인용 구글 드라이브에서 Backup and Sync 프로그램 다운받기

3. 구글 Backup and Sync 에서 백업과 동기화 기능

프로그램을 다운받으면 간단하게 설정을 할 수 있습니다. 이 프로그램은 백업과 동기화를 모두 제공하는 기능이기 때문에 세팅 내용을 주의깊게 확인하지 않으면 생각대로 안된다는 경험을 하실겁니다. 

설치 후에 사용할 클라우드 계정을 선택하고 첫번째로 백업할 폴더 설정을 합니다.

[그림] 컴퓨터에서 구글 클라우드 드라이브로 자동 백업하는 폴더 세팅

여기에서 주의할 점은 백업 폴더 설정입니다. 흔히 하는 실수가 디폴트 세팅을 그대로 적용하다 보니 백업 및 동기화 설정후에 내 PC에 있는 파일이 죄다 구글 드라이브에 백업된 황당한 경우가 있는데, 폴더를 모두 선택하지 않고 진행을 합니다. 하단의 사진 부분은 다음 시간에 설명을 하도록 하겠습니다.

[그림] 백업할 폴더 선택

그 다음에 물어보는 것이 동기화 폴더입니다. 동기화 폴더는 드라이브에서 작업한 내용도 컴퓨터로 동기화가 된다는 것을 의미합니다. 백업이 Oneway 방식이면 동기화는 Twoway 방식입니다. 특히, 폴더를 공유해서 사용한다면 변경된 내용이 Dropbox 처럼 내 PC에 자동으로 동기화가 될 것입니다. 여기에서도 디폴트를 선택하게 되면 내 드라이브에 있는 파일들이 모두 내 컴퓨터로 동기화되는 황당한 경험을 하게됩니다. 그래서 하단의 '이 폴더만 동기화'를 누르고 원하는 폴더만 선택해야 합니다. 추천하는 방법은 모두 해제하고 진행하시기 바랍니다.

[그림]  구글 드라이브 동기화할 폴더 선택

세팅을 완료하면 실제로는 내 컴퓨터에 Google Drive만 하나 생긴것 외에는 아무런 변경이 없습니다. 세팅을 하나도 활성화하지 않았기 때문에 그렇습니다. 자 이제부터 하나씩 테스트 하면서 세팅을 하면 되겠죠. 기준은 다음과 같이 정하면 되겠습니다.

• 백업할 것인지 동기화 할 것인지
•  혼자서 사용하는지 협업을 위해서 여럿이 함께 사용할 것인지
• 컴퓨터에서만 사용할 것인지 다양한 디바이스에서 사용할 것인지
• 어떤 종류의 파일을 사용할 것인지
• 파일의 생성, 수정 주기

[그림] 구글 Backup&Sync 설치후 Google Drive 폴더 생성

가장 중요한 것은 자신이 생각하는 사용법을 시나리오로 만들어서 테스트하고 사용해야 한다는 것입니다. 자료를 분실하거나 문석 수정내용이 없어지면 당황스럽습니다. 정상적으로 작동하는지 확인후에 하나씩 단계적으로 적용해보시기 바랍니다.