나름 지금까지 바쁘게 살아오다보니 이런 저런 모임과 단체에서 총무 역할을 몇개씩 맡고 있습니다.

그러다보니 한정된 능력에 실수는 줄이려다 보니 이런 저런 시도를 많이 하게 되었고, 

그 동안 실수 했던 것들을 디딤돌 삼아 요즈음의 나름 노하우가 생겨서 나누고자 합니다.

대부분 어떤 모임의 연락처는 대개 엑셀 파일로 관리하는 경우가 많습니다만.. 

집에서 작업하다가, 사무실에서 작업하다가, 단체 회의실에서 작업하다가 파일이 엉키는 수가 있습니다.

나름 해결하기 위해서 dropbox를 이용하였지만, 나이 든 사람들에게 cloud 개념을 심어주기가 힘들었고, 

나름 근근이 사용들을 했으나 싱크의 속도나 기타 등등의 이유로 어제 밤에 집에서 작업 한 것이 다음 날 단체 회의실의 dropbox에서는 반영이 안되어있는 경우도 발생하곤 했습니다.

공통으로 이용하는 외장 하드나 USB를 사용하기도 해 보았지만, 번거롭기는 마찬가지였지요..

그래서, 네이버, 다음 클라우드 등을 써 보기도 하고, 자료가 10년 넘어가면서 용량(특히나 사진들)이 커지니 A,B,C 무료 클라우드에 나누어서 관리하기도 힘들어서 압축해서 암호를 걸어 바이두에 백업을 해 놓기도 하나 여전히 불편합니다. 

총무의 어려움을 이야기하다보니 내용이 산으로 가고 있네요.. 

다시 원래 글의 취지로 넘어오겠습니다.

오늘의 노하우 나눔은 이렇게 신경쓸 일이 많은 총무 업무의 핵심이라고 할 수 있는 ‘연락처 관리하기‘ 입니다. 

# 개인 계정과 분리하여 모임 연락처 관리하기

# 우선 모임의 이름을 ABC라고 하겠습니다. 

문제점)

흔히 임원진 중에 총무 역할을 맡은 사람이 자신의 이메일을 가지고 연락을 하고 또 다음 임원진때에는 대표 연락처가 그 해의 총무로 변경되기도 합니다.

이런 경우에는 해당 모임 연락의 일관성이 떨어질 뿐 아니라, ABC 단체가 외부와 접촉을 해야 하는 경우 그쪽에서도 매년 변경되는 임원의 연락처를 매번 업데이트를 해야 하는 번거로움이 생기게 됩니다.

대책) 

1. 모임의 대표 이메일을 만드세요. 가칭 ‘ABC@gmail.com‘ 이라고 하겠습니다. 

이렇게 대표 메일을 만들고 해당 임원진의 총무가 맡게 되면 이후에 임원진 변경이 되더라도 계속 같은 연락처가 유지되게 됩니다.

2. 가급적 Google을 쓰시고 추가로 google 주소록, google drive 등을 이용하시기 바랍니다. 

장점)

• 연락처를 한 곳에서 관리하게 됩니다. 임원진 변경에 따라서 연락처가 분실되기도 하고 회원 연락처가 중구 남방으로 업데이트가 되어 누구의 연락처는 변경이 되고 누구는 변경되었다가 다시 예전 파일로 돌아가는 등의 문제가 안생기게 됩니다.
• 이메일의 업데이트가 안되는 경우를 많이 봅니다만, 이메일 전송시 전송 안되면 ‘전송 실패’가 되기 때문에 누구의 이메일이 문제인지 파악이 쉽습니다. 
• 첨부 파일이 많은 경우 google drive 한 곳에서 파일 관리를 할 수 있습니다. 
• 사진을 모아야 하는 경우에도 google drive에 모으고 여기서 google photo로 회원간에 share를 할 수 있습니다. 

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# 전문가 코너 – 스마트폰으로 ABC 모임 주소록 및 이메일 관리하기 

 

문제점)

임원진이 각자의 핸드폰에 회원 연락처를 저장하면 회장과 부회장, 총무 등등이 서로 연락처를 실시간으로 또는 추후 회의석상에서 각자가 알게 된 회원들의 바뀐 연락처 등을 서로 나누고 변경 및 저장하는 것이 힘든 경우가 대부분 입니다.

하지만, 이 또한 Google을 대표 계정으로 이용하면 해결이 됩니다.

대책)

구글 주소록에 모든 회원의 연락처를 입력하시기 바랍니다. 그리고 연락처가 필요한 임원진의 핸드폰에 회원 모두의 연락처를 수동 입력할 필요 없이 대표 계정 ‘ABC@gmail.com’을 추가하면 연락처가 설정 완료 즉시 모두 핸드폰에 들어오게 됩니다. 

즉, 회장 개인 핸드폰 개인 주소록에 300개 연락처가 있는 경우 ABC 회원 연락처 100개가 자동으로 추가 된다는 것입니다. 부회장도, 총무도 모두 동일한 100개의 ABC 회원 연락처를 자신의 핸드폰 연락처에 일일이 입력하지 않아도 모두 추가 가능합니다. 

# 안드로이드 OS를 기준으로 설명합니다.

• ‘설정’ – ‘계정’으로 들어가서 
• ‘+ 계정 추가’를 눌러서 모임 대표 계정 ‘ABC@gmail.com’을 추가하세요. 
• ‘결제 정보 설정’을 하라고 나오지만 ‘나중에 알림’을 선택하시고 ‘다음’을 누르시면 완료가 됩니다
• 이제 다시 ‘연락처’ 또는 ‘주소록’에 들어가서 보시면 ‘그룹’란에 계정을 추가 할 수 있는 ‘+’ 표시가 있을 겁니다.
  ‘+’을 누르시면 ‘계정에 그룹 만들기’란 메뉴가 뜨고 화면에 자신의 google 계정 외에 방금 추가하신 모임 대표 계정 ‘ABC@gmail.com’이 뜨는 것을 보실 수 있습니다.
  그것을 누르시면 새 ‘그룹 이름’을 넣으라고 나오면 ABC를 넣으시던 본인 맘대로 누르시던지 맘대로 이름을 지정하시면 됩니다. 
• 바로 추가 된 것을 보실 수 있습니다. 
• 비록 회장님이나 총무님이 Tomas@gmail.com을 쓰고 있더라도 무관합니다. 계정 하나를 더 추가하는 것이니까요. 거기다 또 하나 더 추가해도 된다니까요? ^^
• 혹시 회장님이 ABC 모임 말고 DEF 모임을 하시더나도 같은 방법으로 계정 하나를 더 추가하시면 됩니다. 
• ‘주소록’에 들어가서 보시면 ‘그룹’란에 계정별로 추가 된 것을 보실 수 있습니다. 

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# 전문가 코너 – PC에서 설정하기 

PC에서 작업을 하는 경우 본인의 계정으로 chrome browser를 쓰시게 되면 그곳에 모임 대표 계정 ‘ABC@gmail.com’을 추가해서 쓰시는 방법도 있지만, 이렇게 되면 조금 헤깔리실겁니다. 

따라서 이런 경우에는 본인의 주력 browser가 아닌 minor browser를 각 해당 모임에 배당하시는 것도 방법입니다. 

저의 경우는 주로 Safari와 Chrome을 개인 용도로 많이 쓰기 때문에 S 모임은 Firofox browser, U 모임은 Opera browser에 배당해서 사용하고 있습니다.

이렇게 해야만 직장에서와 집에 와서 사용할 때 혼동이 안되더라구요. 

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# One more thing~

임원진 중에 특히 총무나 서기 같은 경우에는 자료 정리에 애를 먹으실 것으로 생각합니다. 

또한 여러 digital device와 여러 OS를 쓰시기 때문에 자료의 sync가 중요합니다.

따라서 각자가 쓰시는 여러 노하우가 있으실테지만, Evernote, One Note, Mac 노트앱, simpleNote 등등을 써 보아도 제 개인적으로 꼭 추천을 해 드리고 싶은 것은 Workflowy 입니다. 

https://workflowy.com/

한번 사용해 보세요. 꼭~ 써 보세요. ^^