최근에 대학생에게 제공되던 Office 365 Education을 축소한다는 이야기가 있어서 확인해봤는데 조금 복잡하더라고요.

벌써 선제적으로 조치가 들어간 학교들도 있고, 아직 별도 공지가 없는 학교들도 24년 8월부터 강제 적용될 예정이라 기존 Office  365 Education 사용자분들은 확인해보시는 게 좋을 것 같아 간단하게 정리해보았습니다.

다른 기업들처럼, Microsoft도 대학생들에게 자사 제품군에 대한 교육용 혜택을 제공하고 있습니다.

처음 제공하던 학생 혜택으로는 Office 365 University라는 별도의 상품을 상대적으로 저렴하게 판매하고 있었습니다. (4년 99,000원, 1회 연장 가능)

이후 Office 365 Education을 런칭하면서 학교들에게 공격적으로 제공하기 시작해, 현재는 국내 거의 모든 대학교에서 제공하고 있어 대학생이면 무료로 Office와 OneDrive를 사용할 수 있게 되었습니다.

대학교를 졸업하더라도, 관리자가 라이선스를 회수하지 않는 경우에는 계속 사용이 가능했었습니다.

(Office 365 A1 Plus > A1으로 변경하는 경우에는 Office 데스크톱 앱은 사용이 불가능하지만, OneDrive 1TB는 계속 사용이 가능했습니다.)

상당히 혜자스러웠던 혜택이었으나, Google Workspace가 교육용 혜택을 크게 축소한 것처럼 MS도 무한히 늘어나는 데이터 용량을 버틸 수 없었던 건지 끝내 정책을 축소 변경한다고 공지했습니다.

Office 365 A1 Plus의 사용 중지 계획 | Microsoft Education

일반 사용자에게는 Office 365 Education이라는 브랜드로만 제공되고 있었기에 Office 365 A1 Plus가 생소한 경우가 많으실 텐데, 간략하게 설명 드립니다.

원래 학생에게 무료로 제공되는 Office 365 A1의 경우 기업용 라이선스인 Office 365 E1의 교육용 버전입니다.

핵심적으로는 메일 사서함(Exchange Online) 50GB와 OneDrive 1TB만 제공되고 Office 데스크톱 앱은 제공되지 않는 라이선스입니다.

Office 365 A1 Plus의 경우 A1이 제공하던 사서함과 OneDrive에 더해 Office 데스크톱 앱을 사용할 수 있게 추가되었습니다.

기존에는 교직원용 라이선스를 기준에 맞춰 구매하면 학생용으로 Office 365 A1 Plus를 무료로 제공하였으나, 24년 8월부터는 더 이상 제공되지 않을 예정입니다.

세부적으로 이번 정책 변경으로 인해, 변경되는 사항은 크게 3가지입니다.

1. 2024년 2월 1일에 적용되는 Office 365 A1에 대한 OneDrive 최대 용량을 100GB로 제한

2. 2024년 8월 1일에 적용되는 Office 365 A1 Plus 라이선스 사용 중단

3. 2024년 8월 1일에 적용되는 EDU(교육용) 테넌트에 대한 풀된 스토리지 제한 추가

1. 2024년 2월 1일에 적용되는 Office 365 A1에 대한 OneDrive 최대 용량을 100GB로 변경

Office 365 A1에 할당할 수 있는 OneDrive 최대 용량이 1TB에서 100GB로 감소합니다.

사실 이 변경점 자체는 그렇게 영향을 주지 못합니다. 3번 변경점으로 인해서 최대 용량인 100GB 모두를 할당해 줄 여력이 없을 가능성이 매우 크기 때문에, A1을 할당하는 학교(=추가 라이선스를 구매하지 않는 학교)의 경우 한 자릿수대 이하로 줄일 가능성이 높아서 24년 8월 이후에는 사실상 의미가 없다고 봐도 무방합니다.

다른 조치 없이 학교의 관리자가 24년 8월 이전에 라이선스를 A1으로 변경할 경우 기존 OneDrive 용량이 100GB를 초과한다면 더 이상 저장이 불가능해집니다. (다운로드만 가능)

2. 2024년 8월 1일에 적용되는 Office 365 A1 Plus 라이선스 사용 중단

2024년 8월 1일에 유료 라이선스로 전환되지 않은 Office 365 A1 Plus는 전부 Office 365 A1으로 변경됩니다.

A3 이상의 유료 라이선스로 변경되지 않았다면, A1 Plus 사용자는 24년 8월부터 Office 데스크톱 앱을 사용할 수 없게 됩니다.

3. 2024년 8월 1일에 적용되는 학교의 EDU(교육용) 테넌트에 대한 풀된 스토리지 제한 추가

 *테넌트는 기업이나 학교당 각각 제공되는 서비스 단위라고 생각하시면 됩니다. 보통 각 대학이나 학교에 할당된 전용 테넌트가 존재합니다.

 교육용 라이선스가 전체 라이선스의 50%를 넘어가면 EDU 테넌트로 분류됩니다.

Google Workspace for Education의 구글 드라이브 너프와 동일하게, 각 EDU 테넌트마다 기본 100TB의 전체 제한 용량이 생깁니다.

여기에는 메일 사서함(Exchange Online), OneDrive, Teams 팀 사이트(SharePoint Online)의 모든 용량이 포함됩니다.

용량을 늘리려면 A3/A5 라이선스를 구매하거나(개당 50/100GB 추가) 10TB 추가 라이선스를 구매해야 합니다.

테넌트 전체의 용량 제한이 매우 빡빡하게 생긴 셈인데, 학교마다 관리자가 수동으로 설정하기에 세부적인 차이는 있겠으나 유료 라이선스를 구매하지 않으면 사용자당 OneDrive 용량을 한자리 수 이하로 제한할 가능성이 매우 높습니다.

결과적으로는 24년 8월부터 또는 그 이전에 관리자가 라이선스를 변경할 경우 기존 사용자에게 다음과 같은 영향이 갈 것으로 추정됩니다.

-재학생이더라도, 학교가 유료 라이선스를 구매하지 않으면 데스크톱용 Office 앱을 사용할 수 없으며 OneDrive 용량이 매우 작게 설정될 가능성이 높습니다.

-졸업생일 경우 관리자가 라이선스를 회수하거나 사용자를 삭제할 가능성이 매우 높습니다.

기존에 Education으로 OneDrive 를 사용중일 경우, 라이선스만 회수시에는 기존 데이터에 접근 가능하나 사용자를 삭제할 경우 사용자는 삭제하는 순간부터 기존 데이터에 접근이 불가능해지기에 기존 사용자의 경우 별도로 백업하시는 것을 권장드립니다.

Office 365 Education - Service Descriptions | Microsoft Learn

https://aka.ms/M365_storageFAQ

번외로 회사 또는 학교에서 제공하는 OneDrive의 경우 개인적이거나 민감한 데이터를 저장하지 않는 것이 좋습니다.

비즈니스용 OneDrive의 경우 개인용과 달리 다음과 같은 기능을 관리자에게 제공합니다.

- 사용자의 OneDrive에 소유자인 것처럼 제약 없이 접근 가능합니다. 파일 읽기, 쓰기, 삭제, 업로드 등등 전부 가능합니다.

- 사용자가 데이터를 OneDrive에서 완전히 삭제하더라도, Purview 보존 정책이 걸려있으면 데이터 복원이 가능합니다.

- 별도의 제약 없이 사용자의 OneDrive를 완전히 삭제할 수 있습니다.

위 스크린샷처럼 관리자 역할이 있으면 어느 사용자든 접근할 수가 있습니다.

보통 관리자가 접근할 일은 거의 없겠지만 무슨 일이 생길지는 예측할 수 없으니까요. 회사일 경우 회사와의 분쟁 발생 시 불리하게 작용할 수도 있습니다.

제가 필력이 부족한 편이라… 혹시 틀린 부분이나 궁금한 부분이 있으시면 편하게 달아 주세요. 감사합니다.