구글의 협업서비스인 구글 워크스페이스를 사용하기 위해서는 클라우드 계정이 필요합니다. 개인적으로 사용하는 id@gmail.com 은 무료이고 15GB까지 사용할 수 있으며, 구글 서비스도 사용할 수 있습니다. 반면에 회사나 학교에서 사용하는 도메인 버전은 유료이고 에디션에 따라서 비용도 차이가 있지만 다양한 서비스를 이용할 수 있고, 체계적인 보안도 이용할 수 있습니다.
경우에 따라서 회사에서 개인 계정을 사용하는 경우도 있고, 반대로 개인인데 도메인을 구매해서 도메인 계정을 사용하는 경우도 있습니다. 개인 계정과 도메인 계정에는 크게 5가지의 차이가 있습니다. 목적과 용도에 맞게 사용하세요.
1. 도메인이 포함된 계정
도메인에서 사용하는 계정은 개인 계정(id@gmail.com)이 아닌 회사 도메인이 포함되어 있는 계정입니다. 보통은 이메일 주소라 부르지만, 정확하게 하려면 클라우드 ID라 불러야 합니다. 최근에 이메일 주소를 물어보면 클라우드 공유하는데 문제가 있습니다. 그 대신에 클라우드 아이디라는 용어로 사용하는 것이 좋을 거 같습니다.
도메인 계정은 보통 id@company.co.kr 또는 학교계정은 id@school.ac.kr 로 되어 있기 때문에 소속도 알 수 있고, 개인과 회사 계정 구분이 용이합니다.
2. 우리 라는 조직 개념
여기에서 우리는 '우리가 남이가~'의 우리 입니다. 즉, 같은 학교, 같은 직장, 같은 모임 등이죠. Google Workspace가 회사에서 협업을 위해서 사용하기 때문에 도메인내에서 자유로운 사용은 꼭 필요합니다. 예를 들어서, 같은 회사 직원이면 이름만으로 이메일을 보낼 수 있어야 하고, 회의에 초대할 수 있어야 합니다. 또한, 같은 팀, 같은 회사에서 자료를 공유하는데 복잡하면 불필요하게 시간이 낭비됩니다. 그래서 회사나 학교내에서는 우리 라는 개념으로 공유나 조회가 쉽게 되어 있습니다.
반면에 개인계정에서는 우리라는 개념이 없고, 각자 도생입니다. 그래서 공유할 때에도 도메인 계정에서는 도메인내 공유가 기본입니다. 반면에 개인 계정은 도메인이 없으니 나 아니면 외부입니다.
3. 엔터프라이즈 환경
Google Workspace 발전이 빠르다 보니 정말 많은 솔루션과 기능이 포함되어 있습니다. 자세한 기능은 다음에 다시 한번더 이야기하기로 하고, 도메인 계정에는 에디션별로 고급된 기능이 많습니다. 그래서 가격은 비싸지만 Enterprise를 사용하면서 환경을 클라우드로 옮기면 기존에 레거시에서 사용하던 많은 비용을 줄일 수 있습니다. 클라우드와 레거시 2가지를 모두 사용하는 것은 물론 기업에서 부담이 됩니다.
4. 소유권관리
회사에서 작업하는 모든 작업물은 회사 소유입니다. 미국에서는 아침에 해고를 개인 메일로 알리고 회사 계정을 정지시켜버리는 경우도 있습니다. 회사에서 업무용으로 사용한 이메일, 작성한 보고서, 외부에서 받은 자료 모두 회사 소유의 도메인 스토리지에 저장되어 있습니다. 당연히 회사 도메인 계정에서는 개인적인 문서를 보관하거나 사진, 영상 등 관련있는 콘텐츠를 관리해야 합니다.
5. 관리자가 회사 정책
개인 계정에서는 기능도 별로 없고 개인만 사용하지만, Google Workspace의 경우에는 큰 회사의 경우에는 10만명 이상 사용하는 회사도 있습니다. 클라우드에서 사용하기 때문에 조직단위, 역할에 따라서 정책이 쉽게 적용됩니다. 또한, 다운로드, 출력, 외부 공유 등도 통제가 되고, 모든 메시지도 관리가 되겠죠.
대학교에서 제공하는 구글 워크스페이스 교육용 계정을 사용한다면 학업에 필요한 내용만 구글 워크스페이스에서 사용해야 합니다. 물론, 졸업시 Takeout기능도 있지만, 용도에 맞게 계정을 선택해서 사용하세요.
