Google에서 제공하는 대표적인 클라우드 Repository는 Google 드라이브입니다. Google 드라이브는 타사의 저장소와는 다르게 일반 PC처럼 저장도 되지만, 실행도 되는 특성을 가지고 있습니다. App Script와 서비스 API를 이용하면 다양한 프로그래밍도 가능합니다. 최근에 Google 드라이브 공유하는 UI 대화창이 조금 업데이트 되어서 변경화면과 방법을 설명합니다.

새로운 Google 드라이브 UI 공유방법

Google 드라이브에서는 2가지 공유 방법을 제공합니다. 첫번째는 특정인(개인, 그룹)과 공유하는 방법이고, 두번째는 공개하는 도메인을 설정하여 링크를 제공하여 공유하는 방법입니다. 

첫번째로 옆에 동료나 팀장, 회계 담당자에게 작년도 회사 결산 자료 작성을 요청하거나, 우리팀 전체에게 팀 회의자료를 공유할 때에는 상대방의 클라우드 ID, 즉, 상대방의 회사계정이나 그룹스 계정을 입력하여 특정인과 공유합니다. 공유 받지 않은 사용자는 클라우드 콘텐츠의 URL을 알고 있어도 이용할 수 없고, 공유받은 문서도 클라우드 ID를 개인용으로 사용하면 사용할 수 없습니다. 

두번째는 우리 회사, 우리 학교 처럼 제한된 도메인에서만 사용하는 경우입니다. 보통 문서중에 '사내한' 으로 이용하는 문서입니다. 그룹웨어나 회사 게시판, 홈페이지에서 사용할 수 있습니다. 회사 클라우드 ID를 사용하는 사람은 누구든지 이용할 수 있지만, 외부인은 절대로 사용하지 못합니다. Google Workspace 매뉴얼을 대학교에 제공할 때 학교 계정으로만 사용으로 제한을 하면 수많은 권한 요청메일을 받습니다. 학교 계정이 아닌 개인 계정으로 접속하기 때문에 발생하는 경우입니다.

특정인, 그룹 공유

문서를 함께 협업하는 경우에 회사 내외부의 상대방의 클라우드 ID(보통 이메일)을 등록합니다. 사람들이 그룹으로 묶여있는 구글 그룹스를 이용할 수 있습니다. 팀 그룹스, TFT 그룹스, 업무별 그룹스가 사전에 정의되어 있다면 편리하게 사용할 수 있습니다.

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공유시에는 먼저 대상을 선택하고 권한을 부여합니다. 여러개의 문서를 한꺼번에 공유할 수 있고,폴더도 선택이 가능합니다. 특정인 또는 그룹스로 대상을 선택한 후에 필요한 권한을 부여합니다. 만약에 선택한 대상이 다른 권한이 필요한 경우에는 공유 작업을 여러번 해야 합니다. 예를 들어서 팀장에게는 댓글 권한을 주고 팀원에게는 수정권한으로 설정할 때에는 먼저 팀원을 선택하여 수정권한을 부여하고 난 후에 팀장에게는 댓글권한을 부여합니다. 권한은 수정이 가능하지만, 그룹스로 권한을 부여했을 경우에는 하나의 권한문 줄 수 있기 때문에 세부적인 권한이 필요한 경우에는 그룹스 대신에 귀찮더라도 한명 한명 선택하여 권한을 부여합니다.

링크 공유

링크 공유는 공지성 성격으로 이용합니다. 내 드라이브에 있어도 상관없지만, 관리의 편의성을 고려한다면 내 드라이브보다는 공유 폴더나 공유 드라이브에 있는 문서를 이용하는 것이 좋습니다. 1회성이라는 내 드라이브의 문서에 권한을 부여해서 사용합니다.

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일반 액세스를 위하여 링크를 공유할 경우에는 대상(도메인)을 선택한 후 필요한 권한을 부여한 후에 하단의 링크복사를 눌러서 링크를 쉽게 복사할 수 있습니다. 이번에 새로 업데이트 된 UI 입니다. 개인 사용자의 경우에는 당연히 중간에 도메인 부분이 나타나지 않습니다. 링크를 복사한 후에 원하는 곳에서 붙여넣기를 이용하여 사용합니다.

회사내에서 함께 사용하는 매뉴얼을 수정권한으로 공개하면 누구나 작성할 수 있어 WIKI 와 같은 형태로 편집할 수 있습니다. 인터넷에 수정권한을 제공하면 정신이 없겠죠. 댓글 권한도 특정 부분에 대해서 의견교환을 할 수 있어, "콕" 찍어서 질문하기 좋습니다. 문서로 소통할 때에는 몇페이지 몇줄 보다는 "여기요~"라고 찍으면서 물어보는 것이 가장 확실한 커뮤니케이션이 될 것입니다.

맺음말

디지털 시대에 과거처럼 파일을 이메일로 전달하면 생산성이 낮고 협업이 되지 않습니다. 문서를 함께 보면서 이야기하면서 작업하는 것은 새로운 신선한 경험이 될 수 있습니다. 요즘에는 게임도 말하면서 하잖아요. "김대리 저기 저기 작성해~"

문서 협업이 많아지면 새로운 고민이 생깁니다. 어떻게 공유했는지 누구한테 공유했는지 관리가 안된다는 것입니다. 그래서 공유의 정책도 심플하게 관리하는 정책도 중요합니다. 이 폴더는 누구와 공유, 이 공유드라이브는 팀원들과 공유 이런 정리도 앞으로는 필요할 것으로 생각됩니다.