결재시스템은 회사에서 필수적인 시스템 입니다.전자결재시스템이 없다면 기안을 하고 출력을 해서 아침마다 결재판에 넣어서 두손모아 결재를 받아야 합니다. 결재시스템은 우리나라와 일본에만 있기 때문에 글로벌 서비스에서 찾기가 어려워서 대부분 그룹웨어 결재시스템을 이용하거나 별도로 제작을 해서 사용을 합니다.
그룹웨어 결재시스템이나 인하우스로 개발한 시스템을 사용하면 다음과 불편함이 있습니다.
1. 커스터마이징 불편 --> 유지보수 필요
2. 모바일 및 새로운 환경 미지원 --> 사무실 들어와서 결재신청
3. 통합검색 및 조회 불편 --> 오래된 문서 찾기 어려움
4. 전문 담당자 필요 --> 관리하기 위한 필수인력 유지
5. 투자비용 발생
그렇다고 요즘과 같은 디지털 세상에 전자결재시스템이 없으면 너무 불편합니다. 제공하는 회사마다 호환이 안되기 때문에 다른 제품으로 이전하기 위해서는 큰 모험이 필요합니다. 결재라는 본질은 소통인데 우리나라는 형식이 우선인거 같은 느낌이 듭니다. 외국 엔지니어들에게 물어봐도 보통 이메일로 결재 처리를 한다고 합니다.
이번에 많이 사용하는 구글 문서(닥스, 스프레드시트/쉬트, 프레젠테이션/슬라이드)에 승인기능이 포함되었습니다. 법률이나 계약을 위한 기능이지만 우리나라 사람들이 좋아하는 결재에도 사용할 수 있겠네요.
1. 업데이트 된 메뉴에서 승인을 클릭합니다.(개인계정(gmail.com), Business Starter 미지원)
문서 템플릿에 필요한 결재 양식을 등록하면 더욱 간편하게 사용할 수 있습니다.
2. 결재권자에게 승인요청합니다.
다단계 승인은 지원하지 않고 상위 승인자에게만 할 수 있습니다. 기한을 추가하거나 승인자가 문서를 수정할 수 있도록 세팅할 수 있습니다. 기본적으로 댓글기능을 지원하기 때문에 문서를 직접 수정하는 대신 댓글 기능 이용을 추천합니다.
3. 승인권자가 승인이후 확인
승인을 하면 문서를 수정할 수 없습니다. 이 문서를 공유드라이브로 이동해서 보관하면 쉽게 관리할 수 있습니다.
4. 결재내역 확인
구글 드라이브에도 검색칩이 추가되어 승인에 대한 내용도 검색할 수 있습니다. 승인에 관련한 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다. 문서 제목에 키워드를 입력해 놓으면 더욱 쉽게 검색할 수 있습니다. 구글 드라이브의 검색은 빠르고 정확합니다.
클라우드 서비스를 회사에서 잘 사용하기 위해서는 사전에 약속을 해야 합니다. 이것을 사용정의서(Usage Policy Document)라고 부르며, 회사나 조직에 맞게 정의해서 사용해야 합니다. 나는 잘 사용하니 나만의 방식으로 사용하면 다른 사람들이 모릅니다. 구글 워스페스이스는 협업 서비스이기 때문에 꼭 약속을 정하고 그대로 사용해야 효과가 생깁니다. 아주 중요합니다.
스마트폰앱에는 아직 업데이트가 되지 않았습니다. 모드 메시지는 지메일을 이용하여 확인이 가능합니다. 복잡한 시스템 대신에 구글 워크스페이스를 이용해도 회사에서 다양한 소통을 쉽게 할 수 있고, 변화에 빠르게 대처할 수 있습니다.
사용방법 YouTube : https://youtu.be/bPQQ5PSSZVY