노션은 프로젝트 관리에 특화되어 있는 앱입니다. 협업이나 업무 소통에 매우 유용합니다. 노션이 여러 가지 장점이 많이 있지만, 아직은 속도가 느리다는 단점도 있습니다. 개인적으로는 단점보다는 장점이 더 크기 때문에 노션을 사용하고 있습니다. 저는 노션으로 프로젝트를 관리하고 있습니다. 그래서 소규모 회사나 스타트업에서 노션으로 협업 시스템을 만들어서 업무 생산성을 상승시킬 수 있는 방법을 공유하고자 합니다.

노션으로 협업 시스템을 만들기 위해 필요한 두 가지 템플릿이 있습니다. 첫번째는 주차별 업무 진행사항이고 두번째는 위클리 플래너입니다. 두 가지만 잘 활용해도 협업 시스템을 구축할 수 있습니다. 다른 팀원들이 노션을 사용하지 않아도 괜찮습니다. 두 가지 템플릿에 업무를 기록하여 공유하는 것만으로도 충분히 협업 시스템을 구축할 수 있습니다.  

1. 주차별 업무 진행사항

주차별 업무 진행사항 같은 경우에는 팀원들의 업무 진행사항을 파악할 수 있습니다. 재택근무나 비대면 근무를 하면 업무 진행사항을 파악하기가 어려운 점이 있는데요. 이럴 때는 업무 진행사항을 공유하는 것이 좋습니다. 특히, 주차별로 업무 진행사항을 파악하면 팀의 전체 일정까지 고려할 수 있기 때문에 업무 관리에 매우 유용합니다. 

위의 그림에서 보는 것과 같이 주차별로 업무를 준비, 진행중, 완료로 나눕니다. 그러면, 팀원들이 현재 하고 있는 업무를 파악할 수 있고 진행사항까지 한 눈에 파악할 수 있습니다. 또한, 주차별 업무 진행사항으로 주간 회의도 할 수 있다는 장점도 있습니다. 업무가 투명하고 공개되기 때문에 월급 루팡(???)을 줄일 수 있는 (쿨럭 ;;;;;;) 가능성이 높아집니다 ^^

만약 팀원들이 노션을 사용하지 않는다면, 팀장이 팀원들의 업무를 기록하여 공유하면 됩니다. 팀장과 팀원들은 업무 현황을 보면서 업무 일정을 조율할 수 있고, 업무가 과중한 팀원의 업무를 다른 팀원에게 요청할 수 있습니다. 말로 지시하는 것보다 시각적으로 업무 진행사항을 파악하는 것이 필요합니다. 

주차별 업무 진행사항에 대한 자세한 내용과 템플릿 주소는 여기에서 확인해주세요. 

2. 위클리 플래너

위클리 플래너는 한 주 동안의 업무를 시간대별로 확인할 수 있습니다. 보통 사무실에 대형 캘린더 화이트보드에 업무 일정을 기록합니다. 하지만 요즘같이 재택근무, 비대면 근무를 하는 상황에서 화이트보드로 일정을 확인하는 것이 쉽지는 않습니다. 이럴 때는 위클리 플래너에 일정을 기록하여 공유하는 것도 좋은 방법이라고 생각합니다. 위클리 플래너의 모습은 다음과 같습니다. 

 한 주동안의 팀원의 업무와 일정을 한 눈에 파악할 수 있습니다. 또한 수식을 사용하여 해당 업무의 근무시간까지 계산할 수 있습니다. 사무실 내부에서만 근무하면 괜찮지만 출장과 같은 외부 일정이 많은 경우에는 업무 소통이 잘 안 될 수 있습니다. SNS 메신저나 전화로 언제 사무실로 돌아오는 지, 업무는 언제 끝나는지 확인하는 것보다는 위클리 플래너를 사용해서 업무 파악하는 것이 훨씬 효율적입니다. 위클리 플래너만 잘 사용해도 불필요한 업무를 줄일 수 있습니다. 

팀장이 지시를 내릴 때 말로만 하지말고, 위클리 플래너에 기록하여 공유해보세요. 업무 지시가 한결 수월해집니다. 위클리 플래너를 사용하면 업무의 누락도 사라지게 됩니다. 

간단하면서도 업무과 일정을 공유할 수 있는 위클리 플래너에 대한 자세한 설명은 여기 에서 확인하실 수 있습니다. 템플릿 주소도 있으니 필요하신 분들은 복사해서 사용하실 수 있습니다. 

노션으로 협업 시스템을 구축하는 방법을 살펴보았습니다. 노션이 아니여도 협업 시스템은 구축할 수 있습니다. 위의 두 가지 템플릿을 업무에 적용해서 업무 생산성을 높여보세요. 감사합니다.