To Do List 관리에 대해 관심이 많아 수년간 다양한 프로그램을 활용했었습니다.
다들 그렇다시피, 나한테 꼭 맞는 포멧과 기능을 찾기란 정말 어려워요. 결국 유목민이 되죠.
이거 좀 쓰다가..에이~ 안맞아!, 저거 좀 쓰다가..거참 이것도 안맞네. 어떤 것들은 꽤 마음에 들어서 유료로 연간 결제를 해놓고도,
한두달 쓰다보면 결국 기성품에 맞추는게 실증 나버려서 서서히 버려지게 되더라고요.

벌써 8~9년 전인 것 같습니다.
그 오래전의 Toodledo, Remember the milk 부터 시작해서, Apple 진영의 많은 GTD 어플리케이션들, 심플함이 너무 마음에 들었던 Wunderlist, 와~ MS 도 이렇게 깔끔하고 심플한 걸? 했던 MS Todo.
그리고 클리앙에 GTD 데스크탑용 어플리케이션 개발해서 배포하셨던 분도 계셨어요. 삼혼님이셨나...그랬는데, 그 어플도 꽤 긴시간 썼습니다. 결국 회사 IT 서버 중앙관리 정책과 궁합이 안맞는지, 오류가 많이 생겨서 포기했었죠.
또, 욕심이 생겨서 여러번 시도했던 Project 관리 툴, Brainstorming 툴 들도 꽤 많았지만, 이젠 기억도 안납니다.

최근엔 WorkFlowy 를 주력으로 썼습니다.
너무너무 심플하지만, 그 만큼 자유도가 높아서 딱 제가 원하던 것에 근접했거든요.
미팅 메모면 메모, Todo 정리면 정리, 아이디어 관리 등 심플함의 극치지만, 완성도가 높으니 너무 좋았어요.
Nortion 도 나쁘진 않았습니다. 최근에 식단관리, 금연/금주 그리고 운동기록 등 달력 템플릿에 관리하고 싶은 욕구가 생겨서 한~참 잘 썼어요.
근데 Nortion 은 뭔가 모르게 완성도 면에서 어설프게 느껴지는..알 수 없는 거부감이 있어서 정이 가진 않았습니다.

그런던 중, 제가 속해있는 그룹사에서 보안 강화를 목적으로 대부분의 알려진 어플리케이션을 차단합니다.
이미 1년 전부터 MS Store 까지 차단되어 있었고, 최근 카카오톡 열어준 게 감사할 정도입니다. 본사놈들은 카톡을 안쓰니 알리가 없죠.
한달전부터는 Workflowy 가 실행이 안되더군요. 정말 짜증이....확!

다른 어플리케이션을 찾아야 하나? 고민도 했지만, 다~~~~내려 놓기로 합니다.
기본 어플을 충실히 써보자. 아웃룩을 내 입 맛에 맞게 바꿔보자. 어차피 아웃룩은 업무 내내 필수로 띄워놓아야 할 놈이라 가장 접근성이 좋잖아?
물론 과거에도 여러번 시도를 했으나, 항상 실패를 했어서 기대가 크진 않았지만, 다행히 잘 정착한 것 같습니다.

제 경우 대부분의 Task 는 메일이 소스입니다. 그래서 메일 자체가 Todo 가 될 수 있는 환경이고.
아웃룩에선 Task 를 메일 작성하듯이 생성할 수 있으니, 수신 메일 외의 Task 를 정리하기에도 편합니다.

미립자 Tip 설명들어갑니다. 개인정보/회사정보보호 차원에서 막대기를 그어놨는데, 보기 싫어도 어쩔 수 없이니 양해바랍니다.

1) 화면 우측에 할일모음 창을 On 합니다. (다들 아시겠죠)

2)Task 가 있는 메일이 오면 "추가작업 > 날짜없음" 으로 선택합니다.
(빠른작업 설정으로 "날짜없음"을 선택해 놓으면 편합니다. 날짜 없음으로 선택하는 이유는 아래 3번째 화면 "작업" 탭에서 필터를 걸기 위해서인데, 저는 Task 에 완료일까지 설정하는 걸 별로 안좋아 하거든요. ㅎㅎㅎ 필터를 거는 방법은 다양하니 본인의 취향에 맞게 쓰시면 될 것 같습니다.)

잘못된 형식의 이미지 링크입니다.

3) 범주를 설정합니다. 저는 범주를 아래와 같이 MS 의 의도와 다르게 변종해서 쓰기로 했습니다.

■■■■  Urgent Task  ■■■■
■■■ This Week or Soon ■■■
■■■ Someday ■■■
■■■ Please Refer ■■■

이렇게 GTD 코스프레로 설정을 해놓았어요. 그럼 아래 그림의 우측 "할일모음" 과 같이 보기좋게 카테고리로 리스트업이 됩니다.
제 주변에 아~~~~무도 이런 것에 관심이 없지만, 저는 너무 깔끔하고 좋습니다.
(야~ 얘야, 이거 봐, 깔끔하지 않냐? 아.네....)

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4) 작업탭으로 갑니다. 사실 이 화면 볼 일은 거의 없습니다만, 여기도 제대로 구성은 해놔야죠.
보기를 "일반목록"으로 하고, 보기설정 "필터" 에 작업상태 "시작안함" 을 선택하면 완료된 Task 는 숨겨지고, "날짜없는 Task" 들이 리스트업됩니다.

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5) 끝으로 메일함 화면 우측에 리스트업된 모습을 조금 확대해보았습니다.
범주로 카테고리를 나누지 않고, 죽~~~리스트업만 되어 있을때에는 솔직히 눈이 잘 가지 않았어요.
하지만, 이렇게 구분을 해 놓으니 당장 해야 할 일이 뭔지, 이번주에 마무리 해야 할 것이 뭔지, 등등 일목요연하게 시각적으로 칼라~!!!까지 넣어서 리스트업이 됩니다. 아~~좋다!

잘못된 형식의 이미지 링크입니다.

저처럼,
회사 메일을 아웃룩으로 쓰시는 분들은 하루에도 수백번씩 아웃룩을 보셔야 할 것이고,
대부분의 Task 가 메일로 오기도 하며,
위 Tip 과 같이 Organize 가 될 수 있으니 ToDo 관리 툴로써 Outlook 자체가 좋은 대안이 될 수 있습니다.

이상 미립자 Tip 이었습니다.