안녕하세요? 라이톨입니다.
오늘도 늦은 시간에 찾아왔습니다.
지난 시간은 Droplr을 소개했는데요.
ShareX라는 더 놀라운 프로그램이 나타났습니다.
정보를 올리니 더 좋은 추천을 받아서 기분 좋았습니다.
오늘은 다시 업무로 돌아왔습니다.
오늘은 워크플로위로 업무 매뉴얼 만들기입니다.
FTA 원산지 확인서 관리 내용이 많습니다.
요즘 지속적으로 하고 있는 업무라서요 :)
업무를 하다 보면 이런 경우가 많습니다.
주기적으로 하긴 하는데,
기억에 의존 하다보면 기준을 다르게 적용하거나
과정이 복잡하면 헷갈리는 경우가 많습니다.
저에게 이런 대표적인 업무가 FTA였습니다.
1년에 한번씩 하는데 볼 게 엄청나게 많습니다.
해결책이 필요했고, 저는 워크플로위에서 그 답을 찾았습니다.
업무 매뉴얼에 2개의 파트를 만들었습니다.
R2 라는 건 한번의 수정을 거쳤다는 말입니다.
R3, R4까지 발전해나가도록 하겠습니다.
자율 점검표라는 걸 받고 있습니다.
매년 방문평가 나가기는 힘듭니다.
업체에서도 힘들어합니다.
그래서 자율점검표라는 양식을 만들어서,
특이한 변동 사항이 있을 경우,
확인할 수 있도록 하고 있습니다.
원자재 가격, HS CODE 변경 여부 등을 챙깁니다.
그리고 해당 문서에 대해 해야 할 업무를 나눕니다.
<엑셀 정리>
<점검표 공유 폴더>
완료하면 바로 Complete 처리합니다.
그러면 할 일만 목록에서 볼 수 있겠죠?
중요한 원산지 확인서 부분입니다.
실제 제가 업무 진행하는 순서대로 적어놨습니다.
이게 별것 아닌 것 같지만,
계속 하다보면, 대충 보게 됩니다.
조금 이상한데 귀찮아서 승인할 가능성도 있고요.
매뉴얼은 그런 현상을 방지해줍니다.
이렇게 한번만 실제 업무 흐름을 기록해주면 됩니다.
그리고 나서 실제 업무 행동별로 나눠져 있는지 검토합니다.
그리고 원산지 포괄 확인서를 보면서,
체크 리스트는 듀얼 모니터에 띄워두고,
양식과 내용이 맞는지 하나씩 체크해 나갑니다.
같은 확인서의 하단 부분입니다.
협정명, HS CODE, 품명, 규격, 결정 기준,
충족 여부, 포괄확인 기간이 들어갑니다.
제일 중요한 부분은
협정명,
HS CODE,
결정 기준,
그리고 협정 충족 여부입니다.
되도록 충족인 협정이 많으면,
당사 FTA 시스템의 판정에 유리합니다.
작성할 때 유의할 점은,
국내에서 생산했다고 해서
KR(역내산)이 아니라는 겁니다.
국내 공장에서 가공했는데
당연히 KR(국산)아니냐고 하시는 분들이 있는데
그럴 확률이 높을 뿐이지 아닌 경우도 있습니다.
협정을 충족하려면
결정 기준에 맞아야 합니다.
CTH, CTSH, RVC 등이 있습니다.
각 매뉴얼 상의 순서대로 체크해 나갑니다.
제가 가장 힘들어하는 결정기준 확인 부분입니다.
YES FTA 사이트에서 세번을 치면,
협정별 결정기준이 나오게 됩니다.
아이템이 많은 업체는 수백개의 협정을
하나씩 눈으로 확인해야 합니다.
이렇게 YES FTA에서 HS CODE로 검색합니다.
이렇게 각 협정별 결정 기준이 나옵니다.
2개 중에 1개를 선택하는 협정도 있습니다.
이걸 잘못 입력한 업체도 종종 있습니다.
APTA 개정 대상 여부는
2018.7 개정된 부분입니다.
해당 HS CODE는 CTH 기준으로 됐고,
해당 업체가 해당하는지 하나씩 봅니다.
HS CODE를 모두 복사해놨습니다.
순서대로 돼 있어서 찾아도 되고,
검색 (ESC)으로 검색할 수도 있습니다.
그리고 공문 링크를 넣어놨습니다.
필요할 때 매번 폴더나 메일에서 찾아서
열어보기 너무 귀찮더라고요.
업체엔 링크를 줘도 되고 편합니다.
그리고 매뉴얼에서 확인된 순서대로
Complete 처리를 해나갑니다.
매뉴얼에 체크할 부분을 다 넣고,
하나씩 이렇게 체크해나가는 겁니다.
이렇게 1,2,3,4,5라는 업체가 있으면
공통적으로 사용하는 양식을 붙여 넣습니다.
그리고 매뉴얼도 한 업체에 하나씩 넣으면
확인된 부분은 완료 시키고,
미확인 부분만 볼 수 있겠죠?
애매한 부분은 #todo 태그를 씁니다.
저는 작년 출장 다닐 때 할일만 #todo 태그로 뽑았습니다.
한 부분 아래에 다양한 뿌리가 나올 수 있을 때,
그리고 #todo 만 모아서 할일만 보고 싶을 때 쓸 수 있습니다.
체크리스트 자체를 할일로 보긴 하나 (완료 처리로 구분)
조금 더 상세한 메모가 필요하면 태그를 활용합니다.
이렇게 #todo 태그를 클릭하면
구조적인 할 일을 볼 수 있겠죠?
그리고 업체 관리 칼럼에서 말한대로
날짜를 적고 피드백 내용을 적습니다.
제가 보낸 이메일도 적으면 좋습니다 (노트)
정리된 내용으로 이메일이 나갈테니깐요.
이메일 찾는 시간을 아끼기 위함입니다.
계속 잘 안되는 업체는 #기억 해놓습니다.
다음에 보다 잘 챙길 부분을 위해서이기도 하고,
업체에 피드백을 주기 위해서이기도 합니다.
이렇게 복잡하고, 양이 많은 FTA 업무도,
워크플로위 매뉴얼로 해결할 수 있습니다.
체크리스트를 본다는 것은
그 일을 했는지만 확인하면 된다는 말입니다.
복잡한 머릿속의 생각과 업무 흐름을
시각적으로 나타내고,
실제 업무 행동으로 구분해보세요.
그리고 하나씩 지워나가시면 됩니다.
유튜브 영상에서 보다 상세한 설명을 보실 수 있습니다.
제 음성과 함께 듣고 싶으신 분은 감상하세요!
매뉴얼로 쓰면 중간에 업무가 끊겨도
다시 시작할 때 예열 시간이 짧습니다
체크 리스트라서 체크만 하면 됩니다.
이렇게 저는
머릿속에서 돌아가는 복잡한 사고 대신
저는 체크리스트로 간단하게 일하고 있습니다.
댓글과 공감은 큰 힘이 됩니다.
늘 애씀 없는 행복이 함께 하시길 바랍니다 ^^
by 라이톨
워크플로위나 다이널리스트나 제가 보기엔 같은 프로그램인데 기능과 특성이 조금 다르네요.
둘 중 어느 프로그램을 써도 괜찮아 보입니다. 다이널리스트는 무제한이라는 최대 장점이 있네요.
워크플로위의 간결함이 가끔 생각이 나긴하네요ㅠㅠ
도구충답게 둘 다 한번 써보려고 합니다 :)
전 다이나리스트, 노션 모두 써봤는데
속도와 간결함이 더 중요해서 아직 워크플로위에 남았네요
Dynalist 언급이 많아서 오늘 회사에서 잠시 써봤는데 괜찮네요.
이미지 프리뷰 기능, 컬러 라벨 기능이 아주 탐납니다 :)
다들 어떻게 해결하고 계신지 모르겠네요.
이런 식으로 영상이나 콘텐츠로 남기는 편입니다.
나중에 제가 돌아봐도 도움이 될 매뉴얼이라고 해야 할까요 ㅎㅎ
2. 기능성 태그를 활용해보세요. 가령, 최근에 만지고 있는 작업이 있다면 저는 #ㅁ 태그를 달아놓습니다. 그 중에서도 더 자주, 그리고 중요하게 다루는 문서가 있다면 #ㅁㅁ 태그를 달아놓습니다. 그럼 검색할 때 #ㅁ 라고 치면 #ㅁ와 #ㅁㅁ 모두가 등장하기 시작하고, #ㅁㅁ 를 타이핑 마치면 #ㅁㅁ 만 나타납니다. 빨리 이동할 수 있습니다. 물론 첫 화면에서 #ㅁㅁ 를 클릭할 수 있도록 미리 상단에 적어놓기도 하고요. 중요도가 떨어지거나 일이 해결되면 태그를 삭제하면 .. 이제 #ㅁ 로 검색하면 아직도 돌봐야 할 문서만 나타납니다. #todo 태그로 하지 않는 이유는 입력하기 #ㅁ 이 더 편하더라고요. 자음 하나만으로 되어 있는 태그를 사용해보세요. 저는 #ㅊ #ㅊㅊ 태그도 즐겨 쓰는데 이건 최고 중요한 중요도 분류입니다. 그럼 #ㅁㅁㅁ #ㅊㅊㅊ ---->> 가장 최근에 긴급하게 다루고 있으면서, 가장 중요한 일이 호출됩니다.
3. 웹브라우저가 더 쾌적할 때가 많고, 데스크톱 프로그램보다 로딩도 빠릅니다. 북마크바에 폴더를 만들어 자주 가야 하는 워크플로위 타래를 잘 정리해놓습니다. 더 빠르고, 직관적으로 클릭해서 갈 수 있고, 또 여러 탭에 여러 문서를 동시에 펼쳐놓을 수 있어서 서로 참조할 수도 있어 좋습니다.
4. 물론 별표시 - 컨트롤 + 세미콜론(;) 키로 이동하는 것도 자주 합니다.
5. 알트 + 쉬프트 + 숫자 0/9 키 사용하시죠? 엄청 유용합니다. 또한 알트 + 좌우화살표키로 줌인아웃하거나 .. 컨트롤 대괄호([]) 키로 앞으로 뒤로 가기도 내비게이션에서 무척 효율적입니다.
사실 이정도만 익숙해지면서 .. 내가 내 문서의 구조를 어느 정도 머리에 파악하고 있다면
적어도 내가 아는 어떤 문서를 찾아가는 속도만 따지면 에버노트나 노션, 다이나리스트보다 훨씬 빠릅니다.
저도 첫화면 최상단에 카테고리처럼 태그 목록을 만들어두긴 했는데 손이 잘 안가더라구요. 좀 더 생각해봐야겠습다.
자음 태그법은 너무 유용하네요. 잘 활용해보겠습니다. 서울비님 팁도 항상 참고하고 있습니다.