안녕하세요? 라이톨입니다.

오늘도 늦은 시간에 찾아왔습니다.

지난 시간은 Droplr을 소개했는데요.

ShareX라는 더 놀라운 프로그램이 나타났습니다.

정보를 올리니 더 좋은 추천을 받아서 기분 좋았습니다.

오늘은 다시 업무로 돌아왔습니다.

잘못된 형식의 이미지 링크입니다.

오늘은 워크플로위로 업무 매뉴얼 만들기입니다.

FTA 원산지 확인서 관리 내용이 많습니다.

요즘 지속적으로 하고 있는 업무라서요 :)

업무를 하다 보면 이런 경우가 많습니다.

주기적으로 하긴 하는데,

기억에 의존 하다보면 기준을 다르게 적용하거나

과정이 복잡하면 헷갈리는 경우가 많습니다.

저에게 이런 대표적인 업무가 FTA였습니다.

1년에 한번씩 하는데 볼 게 엄청나게 많습니다.

해결책이 필요했고, 저는 워크플로위에서 그 답을 찾았습니다.

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업무 매뉴얼에 2개의 파트를 만들었습니다.

R2 라는 건 한번의 수정을 거쳤다는 말입니다.

R3, R4까지 발전해나가도록 하겠습니다.

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자율 점검표라는 걸 받고 있습니다.

매년 방문평가 나가기는 힘듭니다.

업체에서도 힘들어합니다.

그래서 자율점검표라는 양식을 만들어서,

특이한 변동 사항이 있을 경우,

확인할 수 있도록 하고 있습니다.

원자재 가격, HS CODE 변경 여부 등을 챙깁니다.

그리고 해당 문서에 대해 해야 할 업무를 나눕니다.

<엑셀 정리>

<점검표 공유 폴더>

완료하면 바로 Complete 처리합니다.

그러면 할 일만 목록에서 볼 수 있겠죠?

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중요한 원산지 확인서 부분입니다.

실제 제가 업무 진행하는 순서대로 적어놨습니다.

이게 별것 아닌 것 같지만,

계속 하다보면, 대충 보게 됩니다.

조금 이상한데 귀찮아서 승인할 가능성도 있고요.

매뉴얼은 그런 현상을 방지해줍니다.

이렇게 한번만 실제 업무 흐름을 기록해주면 됩니다.

그리고 나서 실제 업무 행동별로 나눠져 있는지 검토합니다.

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그리고 원산지 포괄 확인서를 보면서,

체크 리스트는 듀얼 모니터에 띄워두고,

양식과 내용이 맞는지 하나씩 체크해 나갑니다.

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같은 확인서의 하단 부분입니다.

협정명, HS CODE, 품명, 규격, 결정 기준, 

충족 여부, 포괄확인 기간이 들어갑니다.

제일 중요한 부분은

협정명,

HS CODE,

결정 기준,

그리고 협정 충족 여부입니다.

되도록 충족인 협정이 많으면,

당사 FTA 시스템의 판정에 유리합니다.

작성할 때 유의할 점은,

국내에서 생산했다고 해서

KR(역내산)이 아니라는 겁니다.

국내 공장에서 가공했는데 

당연히 KR(국산)아니냐고 하시는 분들이 있는데

그럴 확률이 높을 뿐이지 아닌 경우도 있습니다.

협정을 충족하려면

결정 기준에 맞아야 합니다.

CTH, CTSH, RVC 등이 있습니다.

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각 매뉴얼 상의 순서대로 체크해 나갑니다.

제가 가장 힘들어하는 결정기준 확인 부분입니다.

YES FTA 사이트에서 세번을 치면,

협정별 결정기준이 나오게 됩니다.

아이템이 많은 업체는 수백개의 협정을

하나씩 눈으로 확인해야 합니다.

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이렇게 YES FTA에서 HS CODE로 검색합니다.

이렇게 각 협정별 결정 기준이 나옵니다.

2개 중에 1개를 선택하는 협정도 있습니다.

이걸 잘못 입력한 업체도 종종 있습니다.

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APTA 개정 대상 여부는

2018.7 개정된 부분입니다.

해당 HS CODE는 CTH 기준으로 됐고,

해당 업체가 해당하는지 하나씩 봅니다.

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HS CODE를 모두 복사해놨습니다.

순서대로 돼 있어서 찾아도 되고,

검색 (ESC)으로 검색할 수도 있습니다.

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그리고 공문 링크를 넣어놨습니다.

필요할 때 매번 폴더나 메일에서 찾아서

열어보기 너무 귀찮더라고요.

업체엔 링크를 줘도 되고 편합니다.

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그리고 매뉴얼에서 확인된 순서대로

Complete 처리를 해나갑니다.

매뉴얼에 체크할 부분을 다 넣고,

하나씩 이렇게 체크해나가는 겁니다.

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이렇게 1,2,3,4,5라는 업체가 있으면

공통적으로 사용하는 양식을 붙여 넣습니다.

그리고 매뉴얼도 한 업체에 하나씩 넣으면

확인된 부분은 완료 시키고,

미확인 부분만 볼 수 있겠죠?

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애매한 부분은 #todo 태그를 씁니다.

저는 작년 출장 다닐 때 할일만 #todo 태그로 뽑았습니다.

한 부분 아래에 다양한 뿌리가 나올 수 있을 때,

그리고 #todo 만 모아서 할일만 보고 싶을 때 쓸 수 있습니다.

체크리스트 자체를 할일로 보긴 하나 (완료 처리로 구분)

조금 더 상세한 메모가 필요하면 태그를 활용합니다.

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이렇게 #todo 태그를 클릭하면

구조적인 할 일을 볼 수 있겠죠?

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그리고 업체 관리 칼럼에서 말한대로

날짜를 적고 피드백 내용을 적습니다.

제가 보낸 이메일도 적으면 좋습니다 (노트)

정리된 내용으로 이메일이 나갈테니깐요.

이메일 찾는 시간을 아끼기 위함입니다.

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계속 잘 안되는 업체는 #기억 해놓습니다.

다음에 보다 잘 챙길 부분을 위해서이기도 하고,

업체에 피드백을 주기 위해서이기도 합니다.

이렇게 복잡하고, 양이 많은 FTA 업무도,

워크플로위 매뉴얼로 해결할 수 있습니다.

체크리스트를 본다는 것은

그 일을 했는지만 확인하면 된다는 말입니다.

복잡한 머릿속의 생각과 업무 흐름을

시각적으로 나타내고,

실제 업무 행동으로 구분해보세요.

그리고 하나씩 지워나가시면 됩니다.

유튜브 영상에서 보다 상세한 설명을 보실 수 있습니다.

제 음성과 함께 듣고 싶으신 분은 감상하세요!

매뉴얼로 쓰면 중간에 업무가 끊겨도

다시 시작할 때 예열 시간이 짧습니다

체크 리스트라서 체크만 하면 됩니다.

이렇게 저는

머릿속에서 돌아가는 복잡한 사고 대신

저는 체크리스트로 간단하게 일하고 있습니다.

댓글과 공감은 큰 힘이 됩니다.

늘 애씀 없는 행복이 함께 하시길 바랍니다 ^^

by 라이톨